En logística, un TMS (transportation management system), o software de gestión del transporte, es el programa que organiza los envíos de una empresa: decide cómo y con quién se envía cada pedido, planifica las rutas y las cargas, hace el seguimiento de los camiones y controla lo que se paga o se cobra por cada servicio. Lo usan tanto las empresas que envían mercancía (los cargadores) como las que la transportan (transportistas y operadores logísticos), aunque cada una necesita funciones distintas.
Si el SGA (sistema de gestión de almacenes) gestiona lo que pasa dentro del almacén, el TMS gestiona lo que pasa fuera: desde que la mercancía sale por el muelle hasta que llega al cliente, y también el transporte de entrada desde los proveedores y las devoluciones. A continuación se explica qué hace, qué tipos hay y cómo elegir uno.
Qué hace un TMS
Planificar los envíos
El TMS recibe los pedidos que hay que servir, normalmente desde el ERP (el programa de gestión de la empresa) o el SGA, y propone cómo enviarlos:
- Agrupa pedidos que van a la misma zona para llenar mejor los camiones.
- Elige la modalidad: paquetería, grupaje o carga completa, según el peso, el volumen y el plazo.
- Calcula la ocupación del vehículo, en peso, en volumen o en palés, para no superar su capacidad.
- Optimiza las rutas de reparto, con un planificador propio o conectado: en qué orden visitar a los clientes para recorrer menos kilómetros y cumplir sus horarios de entrega.
Contratar el transporte
Para un cargador que trabaja con varios transportistas, el TMS guarda las tarifas de cada uno y compara cuánto costaría cada envío con cada proveedor. Así puede asignar el envío al transportista más adecuado por precio, plazo o calidad de servicio, y enviarle la orden de carga directamente desde el sistema.
Seguir los envíos
El TMS muestra en qué punto está cada envío. Puede recibir la posición de los camiones desde sus localizadores GPS o desde los sistemas de los transportistas, y avisar de los retrasos. Muchos permiten también al cliente final consultar el estado de su pedido y recibir avisos.
Documentar la entrega
Genera los documentos del transporte, como la carta de porte, las etiquetas y los albaranes, y recoge la prueba de entrega: la firma del destinatario en un terminal o en el móvil del conductor, con fotos si hay incidencias. Esa prueba, junto con las reservas que anote el destinatario si hay daños, es la base para facturar y para reclamar.
La documentación del transporte ya es electrónica en buena parte. En España, el documento de control administrativo que exige el transporte público de mercancías por carretera tiene que ser digital desde octubre de 2026, por la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, y la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte fija cómo debe ser: un fichero generado a partir de datos estructurados, con código QR, que el cargador y el transportista deben conservar al menos un año. Muchos TMS lo generan directamente. En la Unión Europea, el Reglamento (UE) 2020/1056, conocido como eFTI (de electronic freight transport information, información electrónica sobre el transporte de mercancías), obligará a las autoridades, a partir de 2027, a consultar la información del transporte en plataformas electrónicas certificadas. Para las empresas, usar esas plataformas es voluntario.
Controlar los costes y la facturación
- El cargador compara las facturas de los transportistas con lo que el TMS calculó para cada envío y detecta los cobros indebidos.
- El transportista factura a sus clientes cada servicio y reparte los costes entre vehículos, rutas y clientes.
Analizar los datos
Con todos los envíos registrados, el TMS calcula indicadores como el coste por envío, por kilo o por palé, el porcentaje de entregas a tiempo, la ocupación media de los camiones o los kilómetros en vacío.
TMS para cargadores y TMS para transportistas
Bajo el mismo nombre hay dos tipos de programa con prioridades distintas:
| TMS para cargadores | TMS para transportistas | |
|---|---|---|
| Quién lo usa | Fabricantes, distribuidores, tiendas online y operadores logísticos que subcontratan el transporte | Empresas de transporte y operadores logísticos con flota propia |
| Pregunta principal | ¿Cómo y con quién envío cada pedido al menor coste? | ¿Cómo aprovecho mejor mis camiones y conductores? |
| Funciones clave | Comparar tarifas, asignar transportistas, controlar facturas, seguimiento | Planificar la flota, asignar conductores, controlar tiempos y gastos de cada vehículo, facturar a clientes |
Un transportista con flota propia suele necesitar además funciones de gestión de la flota: mantenimiento, documentación de los vehículos y control de los tiempos de conducción y descanso de los conductores, regulados por el Reglamento (CE) 561/2006 y registrados por el tacógrafo. A menudo, estas funciones las cubre un programa de gestión de flotas aparte, conectado con el TMS.
TMS, SGA y ERP
| Sistema | Qué gestiona |
|---|---|
| ERP | Pedidos, compras, facturación y contabilidad de toda la empresa |
| SGA (WMS) | Lo que ocurre dentro del almacén: ubicaciones, inventario, preparación de pedidos |
| TMS | El transporte: planificación, contratación, seguimiento y coste de los envíos |
Los tres se conectan. El ERP envía al TMS los pedidos que hay que servir; el SGA le dice cuándo está preparada la mercancía y cuántos bultos o palés ocupa; y el TMS devuelve al ERP los costes del transporte y la confirmación de la entrega. Algunos ERP y SGA incluyen funciones básicas de transporte que pueden bastar a una empresa con pocos envíos.
Cuándo compensa un TMS
Algunas señales de que la hoja de cálculo o el correo electrónico ya no bastan:
- Se trabaja con varios transportistas y es difícil saber cuál conviene en cada envío.
- Se paga de más en las facturas de transporte sin poder comprobarlo.
- Los clientes preguntan dónde está su pedido y no hay forma rápida de responder.
- Los camiones salen medio vacíos, o hay muchos kilómetros en vacío.
- La planificación de rutas depende de una sola persona y de su experiencia.
- El número de envíos ha crecido y se dedican muchas horas a tareas administrativas: órdenes de carga, documentos, conciliación de facturas.
Cómo elegir un TMS
- Saber qué tipo de TMS se necesita: para cargador o para transportista. Un programa pensado para gestionar una flota propia no sirve igual para comparar tarifas de proveedores, y al revés.
- Definir los procesos y el volumen: cuántos envíos al día, qué modalidades (paquetería, grupaje, carga completa, internacional), cuántos transportistas o vehículos.
- Comprobar las integraciones: con el ERP y el SGA de la empresa, con los sistemas de los transportistas habituales y con los localizadores de los camiones. Sin integraciones, el TMS obliga a teclear los datos dos veces.
- Probarlo con datos reales: pedir una demostración con envíos y tarifas propios.
- Calcular el coste total: suscripción o licencia, implantación, integraciones, formación y soporte durante varios años. Los TMS se cobran de formas muy distintas (por envío, por usuario, por vehículo o por módulo), y pocos proveedores publican sus precios.
- Valorar la facilidad de uso para los planificadores y, si lo van a usar, para los conductores en el móvil.
- Pedir referencias de empresas del mismo sector y tamaño.
Errores frecuentes
- Elegir por la lista de funciones sin comprobar que resuelve los problemas concretos de la empresa.
- Subestimar las integraciones: el TMS solo es útil si recibe los pedidos y los datos de los transportistas sin intervención manual.
- Cargar mal las tarifas: si las tarifas de los transportistas no están bien introducidas, el TMS compara y controla con datos erróneos.
- No implicar a los transportistas: si no envían sus datos de seguimiento y entrega, el sistema se queda a medias.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa TMS?
Son las siglas en inglés de transportation management system, sistema de gestión del transporte.
¿Qué diferencia hay entre un TMS y un SGA?
El SGA gestiona el almacén: dónde está cada artículo, qué se recibe y qué se prepara. El TMS gestiona el transporte: cómo se envía cada pedido, con quién, por qué ruta y a qué coste. Se complementan y suelen estar conectados.
¿Un TMS optimiza las rutas?
La mayoría incluye o se conecta con un planificador de rutas que calcula el orden de las entregas teniendo en cuenta la capacidad de los vehículos, los horarios de los clientes y las distancias. En el reparto con muchas paradas es especialmente útil.
¿Lo necesita una empresa pequeña?
Si envía pocos pedidos con uno o dos transportistas, probablemente le bastan las herramientas de los propios transportistas o el módulo de envíos de su ERP o de su tienda online. Un TMS compensa cuando el volumen, el número de transportistas o la exigencia de los clientes hacen que la gestión manual cueste más que el programa.