Un SGA, o software de gestión de almacenes (en inglés, WMS, de warehouse management system), es el programa que dirige y registra todo lo que pasa dentro de un almacén: qué mercancía entra, dónde se guarda, qué se prepara para cada pedido y qué sale. La diferencia con el ERP de la empresa es de detalle: el ERP sabe cuánto stock hay de cada artículo; el SGA sabe dónde está: en qué ubicación, con qué lote y en qué cantidad, y le dice a cada operario qué tarea hacer a continuación.
Un SGA empieza a compensar cuando el almacén ya no se puede llevar de memoria. A continuación se explica qué hace, qué tipos hay y cómo elegir e implantar uno.
Qué es un SGA
Un SGA es una aplicación que gestiona y ejecuta las operaciones de un almacén, de un centro de distribución o de un centro de fulfillment, es decir, un almacén que prepara y envía los pedidos de tiendas online.
En la práctica, el SGA trabaja a partir de un mapa del almacén: cada hueco de estantería, cada zona de suelo y cada muelle tiene un código. A partir de ahí, el sistema:
- Sabe en todo momento qué hay en cada ubicación, con su lote, su caducidad o su número de serie.
- Decide dónde guardar lo que llega y de dónde sacar lo que sale, según las reglas que se le configuren.
- Asigna las tareas a los operarios a través de terminales portátiles, lectores de códigos de barras o sistemas de voz.
- Registra cada movimiento, con quién lo hizo y cuándo, lo que permite reconstruir la trazabilidad de cualquier producto.
Qué hace un SGA, paso a paso
Recepción
Cuando llega un camión, el SGA compara lo que se recibe con lo que se esperaba: el pedido de compra o el aviso de expedición que haya enviado el proveedor. El operario escanea las etiquetas y el sistema registra las cantidades, los lotes y las fechas, y señala las diferencias.
Muchas mercancías llegan ya identificadas con una etiqueta logística GS1. Su elemento principal es el SSCC (Serial Shipping Container Code), un código que identifica de forma única cada unidad logística, ya sea un palé, una caja o un paquete. Con un solo escaneo, el SGA sabe qué contiene esa unidad, siempre que el proveedor lo haya comunicado antes por vía electrónica.
Ubicación
El SGA propone dónde guardar cada palé o cada caja. Hay dos formas básicas de organizarlo:
- Ubicación fija: cada artículo tiene siempre su hueco. Es sencillo, pero desaprovecha espacio cuando ese artículo tiene poco stock.
- Ubicación dinámica o caótica: la mercancía va al hueco libre más adecuado en cada momento. Aprovecha mucho mejor el espacio, pero solo funciona con un sistema que registre dónde ha ido cada cosa; con papel o de memoria es muy difícil de mantener.
El sistema puede tener en cuenta el tamaño del hueco, el peso que admite, la rotación del artículo (lo que más sale, cerca de la zona de expedición) o las incompatibilidades entre productos.
Control del inventario
Como cada movimiento queda registrado, el SGA mantiene un inventario permanente por ubicación. Eso permite hacer conteos cíclicos, revisando cada día una parte del almacén, y reducir o incluso sustituir el gran inventario anual, que obliga a parar la actividad. También avisa de los productos que se acercan a su fecha de caducidad y bloquea lotes retenidos por calidad.
Preparación de pedidos
Cuando entra un pedido, el SGA decide de qué ubicaciones sacar cada artículo, por ejemplo aplicando el criterio de que lo primero que caduca sea lo primero que sale (en inglés, FEFO). Agrupa los pedidos en tareas, calcula el recorrido y guía al operario hueco a hueco. Al escanear cada artículo, el sistema comprueba que el artículo y la cantidad son los correctos. Ahí se evita buena parte de los errores.
Expedición
El SGA controla el embalaje, imprime las etiquetas de los bultos y de los palés, genera los documentos de envío y asigna cada pedido a su ruta o a su transportista. Si el cliente lo pide, envía un aviso electrónico de expedición con lo que va en cada palé, uno de los tres mensajes de intercambio electrónico de datos (EDI) de GS1 más usados junto con el pedido y la factura, de modo que el destinatario pueda recibir la mercancía con un escaneo.
Otras funciones
- Reposición: avisa cuando se está vaciando un hueco de preparación de pedidos (el que está a mano del operario) y genera la tarea de rellenarlo con mercancía de la zona de reserva.
- Gestión del personal: registra la productividad de cada operario y reparte la carga de trabajo.
- Facturación de servicios: en los operadores logísticos que trabajan para varios clientes, calcula lo que hay que cobrar a cada uno por almacenaje, movimientos y preparación.
SGA, ERP y otros sistemas
| Sistema | Qué gestiona | Ejemplo de pregunta que responde |
|---|---|---|
| ERP | Pedidos, compras, facturación, contabilidad y stock total | ¿Cuántas unidades tenemos y cuánto valen? |
| SGA (WMS) | Ubicaciones, movimientos y tareas dentro del almacén | ¿En qué hueco está el lote que caduca antes? |
| TMS (sistema de gestión del transporte) | Planificación y seguimiento del transporte | ¿En qué camión va el pedido y cuándo llega? |
| SCA (sistema de control de almacén; en inglés, WCS) | Control de la automatización: transportadores, robots, almacenes automáticos | ¿A qué salida tiene que ir esta caja? |
El SGA se conecta con el ERP en las dos direcciones: el ERP le envía los pedidos de compra y de venta, y el SGA le devuelve lo que se ha recibido y lo que se ha expedido. Si el almacén está automatizado, el SGA da las órdenes y el SCA mueve las máquinas; en las instalaciones grandes suele haber entre los dos una capa intermedia que reparte el trabajo entre personas y máquinas.
Tipos de SGA
Módulo de almacén del ERP o SGA especializado. Por eso, aunque el ERP se centre en el «cuánto», muchos incluyen un módulo de almacén que gestiona ubicaciones básicas. Para un almacén sencillo puede bastar. Un SGA especializado ofrece más reglas de ubicación y de preparación, más control de lotes y mejor manejo de terminales, y se integra con el ERP.
En la nube o instalado en servidores propios. Los SGA en la nube (SaaS) se pagan con una suscripción, por usuario, por volumen de pedidos o por módulos, según el proveedor, y este se encarga de los servidores y las actualizaciones. Los instalados en servidores propios (on-premise) suelen requerir una licencia inicial, una cuota anual de mantenimiento y un equipo técnico que los gestione, a cambio de más control.
Estándar o a medida. Un SGA estándar se configura y se adapta con parámetros. Un desarrollo a medida se ajusta exactamente al proceso de la empresa, pero cuesta más y depende de quien lo programó para mantenerlo.
Cuándo necesita una empresa un SGA
Estas son las señales habituales de que la hoja de cálculo o el módulo básico del ERP se han quedado pequeños para el almacén:
- Los errores de preparación de pedidos generan devoluciones y quejas.
- El inventario no cuadra con el sistema, o hay que parar el almacén para contarlo.
- Solo unos pocos operarios saben dónde está cada cosa, y su ausencia frena el trabajo.
- Hay que controlar lotes, caducidades o números de serie, por ejemplo en alimentación, farmacia o recambios.
- El número de referencias o de pedidos ha crecido, o se gestionan varios almacenes.
- Los clientes exigen etiquetas normalizadas, avisos electrónicos de expedición o plazos de entrega muy cortos.
Cómo elegir un SGA
- Describir primero los procesos. Antes de ver programas, hay que tener claro cómo se trabaja: cuántas referencias, cuántos pedidos y líneas al día, qué tipos de unidad (palé, caja, unidad suelta), qué controles de lote o temperatura hacen falta y qué cambios se esperan en los próximos años.
- Comprobar la integración con el ERP. Sin ella, el SGA y el ERP no comparten pedidos ni stock. Conviene preguntar si el proveedor ya tiene conectores con el ERP de la empresa y quién se encarga de mantenerlos.
- Pedir una demostración con datos propios, con los artículos y los pedidos reales del almacén, y no con un ejemplo genérico.
- Calcular el coste total, no solo la licencia: implantación, adaptaciones, terminales e impresoras, formación, soporte y cuotas de los próximos años.
- Pedir referencias de clientes del mismo sector, y hablar con ellos.
- Valorar el soporte: horario, idioma, tiempo de respuesta y si hay técnicos que conozcan el sector.
- Pensar en el crecimiento: si admitirá más almacenes, más usuarios o automatización en el futuro.
Cómo se implanta un SGA
La implantación suele seguir estas fases:
- Análisis: el proveedor y la empresa documentan los procesos y las reglas que tendrá el sistema.
- Preparación de datos: codificar todas las ubicaciones y etiquetarlas, y revisar los datos de los artículos (medidas, pesos, unidades por caja y por palé). Si estos datos están mal, el sistema funcionará mal desde el primer día.
- Configuración e integración con el ERP y, si los hay, con los sistemas de transporte y de automatización.
- Formación de los operarios y de los responsables.
- Pruebas con casos reales, incluidos los poco habituales: devoluciones, roturas, pedidos urgentes.
- Arranque, normalmente con un inventario completo de partida y apoyo del proveedor en el almacén durante los primeros días.
Conviene no arrancar en temporada alta y prever unos días de menor productividad mientras el equipo se acostumbra.
Errores frecuentes
- Comprar el programa antes de definir los procesos. El SGA no ordena un almacén desordenado; reproduce lo que se le configura.
- Arrancar con datos de artículos erróneos. Medidas o unidades por palé erróneas hacen que el sistema proponga ubicaciones y cargas imposibles.
- Adaptarlo todo a medida. Cada desarrollo propio encarece el mantenimiento y complica las actualizaciones.
- Formar solo a los responsables. Quien usa el SGA cada día es el operario con el terminal.
- Permitir movimientos «por fuera». Si alguien mueve mercancía sin registrarla, el inventario por ubicación deja de ser fiable.
Preguntas frecuentes
¿SGA y WMS son lo mismo?
Sí. SGA son las siglas en español de sistema (o software) de gestión de almacenes, y WMS, las de su nombre en inglés, warehouse management system.
¿Cuánto cuesta un SGA?
Depende mucho del tamaño del almacén, del número de usuarios, de si es en la nube o instalado y de cuánto haya que adaptarlo. Para comparar ofertas, lo útil es pedir el coste total a tres o cinco años, con implantación, equipos y mantenimiento incluidos.
¿Un almacén pequeño necesita un SGA?
No siempre. Si hay pocas referencias, sin lotes ni caducidades, y pocos pedidos al día, el módulo de almacén del ERP puede ser suficiente. El SGA compensa cuando los errores, el tiempo perdido buscando mercancía o las exigencias de los clientes cuestan más que el propio sistema.
¿Qué es la ubicación caótica?
Es un sistema en el que la mercancía no tiene un hueco fijo, sino que se guarda en el hueco libre más adecuado en cada momento. Aprovecha mejor el espacio, pero exige un SGA que registre dónde queda cada unidad.